Récupérer les dossiers d'entreprise chinois depuis l'étranger

Trois portes, une seule demande

L'erreur est de traiter « procurez-moi les dossiers de l'entreprise » comme une seule course. Ce sont trois demandes avec des portes différentes, des coûts différents et une autorité différente.

La première porte est ouverte. Le Système national de publicité des informations de crédit des entreprises, connu sous le nom de GSXT, est le registre national des entreprises tenu par l'Administration d'État pour la régulation du marché.

Chacun peut l'ouvrir, bien que l'interface soit uniquement en chinois et que le captcha puisse être récalcitrant depuis une adresse IP étrangère.

La deuxième porte est les archives d'enregistrement derrière cette façade publique. L'autorité locale d'enregistrement détient le dossier déposé de l'entreprise et délivre un extrait tamponné tiré de ce dossier.

L'extrait scellé est tiré du dossier de référence. La question de savoir si un tribunal, une banque ou un organisme de dépôt étranger l'accepte, et s'il exige une notarisation, une traduction ou une apostille, dépend de cet organisme destinataire — confirmez ses exigences avant de vous fier à l'extrait.

La troisième porte est contrôlée. Les données fiscales, douanières, bancaires et de sécurité sociale se trouvent auprès d'autorités différentes, et chacune délivre les dossiers à l'entreprise elle-même, à son mandataire autorisé, ou à un avocat ou un tribunal muni d'un instrument approprié.

Un étranger poli ne passe pas.

Lisez les portes comme une escalade. La plupart des acheteurs s'arrêtent à la première. Ceux qui ont besoin d'une preuve certifiée montent à la deuxième.

La question de savoir si un tribunal étranger ou une autre autorité destinataire acceptera un extrait scellé dépend de l'autorité destinataire — confirmez auprès d'elle avant de payer quoi que ce soit.

La troisième est celle où un prestataire honnête vous dit quelle qualité pour agir vous avez réellement.

Commencez par le registre gratuit

Avant de payer quoi que ce soit, GSXT répond à plus que ce que les gens attendent. Recherchez le nom de l'entreprise ou le code de crédit social unifié de 18 caractères et lisez le dossier. Le code fait 18 caractères et est imprimé sur la licence.

L'entrée publique répond à 2 questions. L'entreprise existe-t-elle, et est-elle en règle ? Une entreprise a 1 représentant légal et 1 nom enregistré.

Il montre le nom enregistré, le code de crédit, le représentant légal, le capital enregistré, le périmètre d'activité et les actionnaires.

Il montre aussi les sanctions administratives, les rapports annuels et la liste des opérations anormales.

Le code compte parce que les noms anglais ne sont pas des identifiants. Deux fournisseurs peuvent partager un nom commercial, et une licence peut être modifiée.

Le code de 18 caractères relie la licence que vous avez en main au dossier affiché à l'écran.

Une entreprise dépose un rapport annuel chaque année, entre le 1er janvier et le 30 juin. Le dépôt est obligatoire, et un rapport récent manquant en dit quelque chose sur l'administration de l'entité, pas une preuve de fraude.

Les lignes financières à l'intérieur de ces rapports sont moins fiables que le fait du dépôt. Les règles de divulgation chinoises permettent à une entreprise de choisir de publier ou non l'effectif, les actifs, les passifs, les revenus, les bénéfices et les impôts payés.

Beaucoup choisissent de ne pas le faire, et le champ indique « non divulgué ».

Le registre gratuit prouve donc l'identité et la situation, mais il ne prouve pas les chiffres.

Pour la procédure de recherche clic par clic, le guide de vérification GSXT la parcourt en une dizaine de minutes.

Ce que le dossier gratuit ne peut pas faire

Une impression du registre ne prouve pas un fait à un juge, à un service de conformité bancaire ou à un organisme de licence à l'étranger.

Ces lecteurs veulent un document tiré du dossier de référence qui porte le sceau de l'autorité et peut être authentifié s'il franchit une frontière. Une capture d'écran n'a aucune de ces propriétés.

Il y a une deuxième limite. Le dossier public est un instantané de ce que l'entreprise a déposé, pas un audit en direct.

Il ne vous dira pas si l'usine fonctionne, si le compte bancaire est en bonne santé, ou si la personne que vous avez rencontrée est le représentant légal.

La diligence a 2 couches. Le registre gratuit vous dit si l'entité et l'histoire concordent. Une vérification sur place vous dit si l'activité derrière l'entité existe.

Le service de vérification d'usine couvre la deuxième couche lorsque des marchandises ou un acompte sont en jeu.

Dans les archives

Les archives d'enregistrement, le dengji dang'an (archives d'enregistrement), constituent le dossier d'enregistrement déposé de l'entreprise, détenu par l'autorité locale d'enregistrement.

Les archives sont détenues par 1 autorité locale d'enregistrement, et non par un bureau national. Chaque extrait couvre 1 entreprise. Un extrait tamponné est une copie certifiée tirée de ce dossier.

Il porte les mêmes faits sous-jacents que le dossier public, mais le sceau de l'autorité et le dossier de référence sont ce qui le rend utilisable comme preuve.

L'extrait peut montrer plus d'historique que l'entrée publique. Un dossier déposé peut inclure des changements de représentant légal, des apports en capital, des transferts d'actionnaires et des statuts modifiés.

Cet historique compte dans un litige ou un arbitrage, car il montre qui détenait le contrôle et quand.

Le guichet est local et contrôlé. Un demandeur étranger a souvent besoin d'un avocat de la RPC ou d'un représentant autorisé, car les archives ne s'ouvrent pas à une partie étrangère au guichet. Le canal — guichet, en ligne ou autre voie que l'autorité précise — et l'autorisation qu'elle accepte doivent être confirmés auprès de l'autorité d'enregistrement réelle avant que quiconque soit chiffré ; cette page ne promet pas que chaque archive est réservée au guichet, et un coursier ordinaire n'a aucune autorité d'enquête.

Le bureau délivre l'extrait à l'entreprise ou à un représentant dont il accepte l'autorité. Il respecte les horaires de semaine et ferme les jours fériés.

La question de savoir si un tribunal, une banque ou une agence américaine exige que l'extrait soit notarié et apostillé dépend des exigences de cet organisme. L'adhésion de la Chine à la Convention Apostille a pris effet en novembre 2023 ; le seul statut de traité ne prouve pas qu'un organisme destinataire donné accepte une forme particulière de document. Confirmez d'abord auprès de l'organisme destinataire le formulaire, la langue, la période couverte et la chaîne d'authentification requis.

Pour un propriétaire dans l'Ohio, c'est le mur. Une recherche de deux minutes devient une course physique dans une ville qu'il ne peut pas atteindre.

Une demande à distance couvre le travail de bureau. Un retrait de documents uniquement suit la ligne de collecte de documents, et une course au guichet avec d'autres tâches est une course locale ou une journée sur place. Les frais gouvernementaux sont en sus, au coût réel.

Délais, horaires et échecs habituels

Le guichet des archives n'est pas un service dans l'heure. Une demande est soumise, vérifiée et délivrée contre un reçu, et la délivrance a souvent lieu lors d'une deuxième visite.

Les jours fériés ajoutent des jours. Un bureau de district dans une grande ville peut aussi exiger un rendez-vous, et la file des rendez-vous avance à son propre rythme.

La plupart des échecs viennent d'arriver dans le mauvais district, de porter une autorisation que le bureau n'accepte pas, ou de demander un dossier détenu par une autre autorité.

Une entreprise enregistrée dans un district ne peut pas être servie par les archives d'un autre. L'adresse sur la licence et l'autorité d'enregistrement doivent correspondre.

Si la demande utilise le nom commercial anglais plutôt que le nom chinois enregistré et le code, le guichet n'a rien à sortir.

C'est pourquoi la première étape est toujours le registre gratuit. Il fixe le nom et le code avant que quiconque voyage.

Les dossiers qu'un étranger ne peut pas obtenir

Certains dossiers ne sont pas un problème de coursier. Ce sont un problème de qualité pour agir.

Les dossiers fiscaux et les certificats de quitus fiscal se trouvent auprès de l'administration fiscale. Ils sont délivrés au contribuable, au personnel autorisé de l'entreprise, ou à un professionnel agissant en vertu d'un mandat valide.

Les dossiers d'importation et d'exportation douaniers suivent la même logique liée à l'entité auprès de l'administration des douanes.

Les relevés de transactions bancaires sont protégés par le secret bancaire. Un tiers y accède par l'autorité du titulaire du compte, l'instrument d'un avocat ou une ordonnance du tribunal.

Les déclarations de sécurité sociale et de paie appartiennent à l'entreprise et suivent la même règle.

Dans chaque cas, le dossier appartient à l'entité ou à la personne qu'il décrit. Un représentant général n'a aucune qualité pour l'ouvrir, et un prestataire qui promet le contraire vend une porte qui n'existe pas.

La voie légitime dépend de qui demande. Un propriétaire actuel muni d'une autorisation valide peut aller plus loin qu'un ancien associé qui a perdu le sceau.

Un plaideur qui a besoin des dossiers de la partie adverse passe par un avocat ou le tribunal, pas par un coursier.

Diligence, litige et liquidation

Trois situations expliquent presque chaque demande réelle.

Un acheteur sur le point de virer un acompte a besoin de la première porte et parfois de la deuxième. L'entreprise doit exister, son périmètre doit couvrir le produit, et ses actionnaires et sanctions doivent correspondre au discours.

Si le compte de la contrepartie et le registre ne concordent pas, un extrait tamponné tranche.

Un procès ou un dépôt à l'étranger a besoin de la deuxième porte. Un tribunal ou une agence veut la preuve de ce qu'était l'entreprise, de qui la représentait à une date donnée et de ce qu'elle était enregistrée pour faire.

C'est du travail d'archives, pas une capture d'écran de navigateur.

Une liquidation ou une perte de contrôle va vers la troisième porte. Fermer une entité continentale implique un quitus fiscal, une radiation douanière et l'annulation de la licence commerciale.

Les dossiers dont vous avez besoin peuvent appartenir à l'entreprise, ce qui signifie que votre qualité pour agir décide de ce que vous pouvez atteindre. Le service d'assistance aux entreprises couvre ce travail plus large.

Dans les trois cas, l'erreur la moins chère est de payer un coursier pour une porte que seule l'entreprise ou un tribunal peut ouvrir.

Vérifiez avant de payer

La vérification la plus précieuse est gratuite, et la plupart des mauvais fournisseurs y échouent bruyamment.

Prenez le code à 18 caractères de la licence commerciale et recherchez-le sur GSXT. Comparez le nom enregistré, le représentant légal, le périmètre et les apports des actionnaires avec ce que le fournisseur vous a dit.

Vérifiez le périmètre par rapport au produit, car une entreprise autorisée à commercialiser des produits électroniques peut ne pas être autorisée à les fabriquer.

Vérifiez le représentant légal par rapport à la personne qui signe votre contrat, aux sanctions, à la liste des opérations anormales et au dernier rapport annuel.

Deux recherches judiciaires nationales complètent le tableau. Le réseau d'exécution sur zxgk.court.gov.cn montre si l'entreprise est débitrice d'un jugement, sur la liste noire de malhonnêteté ou sous une ordonnance de restriction de dépenses.

China Judgments Online sur wenshu.court.gov.cn montre les décisions publiées. L'accès exige désormais un compte enregistré, donc un résultat vide est une preuve faible.

Une entreprise peut exister, déposer ses rapports et valoir quand même d'être évitée. Ces vérifications permettent de le découvrir avant que l'acompte parte. Ne pas trouver de jugement ou de dossier d'exécution ne prouve pas qu'il n'y a pas de risque : chaque type de dossier a son propre détenteur, sa propre qualité et son propre canal, et un résultat vide est une preuve faible à lui seul.

Où le travail s'arrête

Brief de demande : envoyez-le d'abord

Envoyez chaque champ ci-dessous avant un devis. Un champ vide est une vérification encore à faire, et non un détail à supposer.

PandaRoads gère les demandes de registre et d'archives depuis sa base de Xiamen. Nous n'agissons pas en tant que représentant légal d'une entreprise, ne signons pas en tant qu'entité et ne nous présentons pas comme son dirigeant.

Nous ne signons pas de documents personnellement en tant que propriétaire ou en tant qu'entreprise.

Nous n'obtenons pas de dossiers fiscaux, douaniers, bancaires ou de sécurité sociale pour un étranger, car l'autorité ne les délivrera pas sans qualité pour agir. Si votre demande franchit cette limite, nous le disons avant que vous payiez.

Nous ne donnons pas de conseils juridiques ou fiscaux. Nous ne détenons pas de fonds de clients.

Nous ne prédisons pas ce qu'un tribunal acceptera et ne promettons pas un résultat d'approbation. Nous ne garantissons pas qu'un bureau d'archives délivrera un dossier un jour donné.

Nous ne fabriquons pas de document, ne modifions pas de sceau et n'antidatons pas de dépôt. Lorsqu'une autorisation est nécessaire, nous vérifions auprès du bureau quelle autorisation il accepte et vous le disons avant que vous payiez.

Nous ne sommes pas un courtier agréé ni un cabinet d'avocats. Nous ne réservons pas de vols et n'organisons pas de visas.

Nous ne prenons pas en charge les originaux au-delà de la chaîne de coursier. La liste complète de ce que nous refusons se trouve sur ce que nous refusons.

Grille tarifaire : ce que coûte une recherche de dossiers

Le devis est tarifé en fonction des courses, jamais en fonction de la valeur de l'affaire.

Le tableau couvre le travail de bureau, une collecte de documents, une course locale et une journée multi-bureaux. Nous livrons une demande à distance sous 2 jours ouvrés et effectuons une journée sur place de 8 heures, facturée à partir du départ.

La grille tarifaire publiée compte 10 lignes tarifées.

Les courses typiques sont une impression de registre, un guichet d'archives en semaine, une visite chez le notaire et une remise par coursier.

Les frais gouvernementaux et d'archives sont remboursés au coût réel sur justificatifs. Le paiement est réglé via PayPal après approbation.

Les déplacements au-delà de la zone couverte sont détaillés avant le début du travail.

Une recherche de dossiers n'est pas l'endroit où comparer les prix affichés. Une seule demande contre un vol aller-retour n'est pas la vraie comparaison.

La vraie comparaison est un mauvais paiement ou un dépôt rejeté parce que le document était une capture d'écran.

Questions fréquentes

Puis-je obtenir des dossiers d'entreprise chinois depuis l'étranger ?

En partie. Le registre gratuit GSXT est ouvert depuis n'importe où avec un navigateur. Un extrait d'archives tamponné exige un représentant autorisé au guichet local, et les dossiers contrôlés exigent la qualité de l'entreprise ou une procédure judiciaire.

Quelle est la différence entre une impression du registre et un extrait tamponné ?

Une impression vous montre le dossier public ; ce n'est pas une copie certifiée tirée du dossier de référence. L'extrait tamponné est tiré du dossier de référence et porte le sceau de l'autorité. La question de savoir si un tribunal ou une banque à l'étranger l'accepte, et sous quelle forme, doit être confirmée auprès de cet organisme destinataire d'abord.

Quelqu'un peut-il obtenir les dossiers fiscaux ou douaniers d'une entreprise pour moi ?

Pas en tant qu'étranger. Ces dossiers sont délivrés en vertu d'une autorité légale uniquement à l'entreprise, à son agent autorisé, ou à un avocat ou un tribunal. Un coursier sans qualité pour agir ne peut pas les ouvrir.

Combien coûte la récupération de dossiers ?

Une demande de bureau est une demande à distance. Un retrait de documents uniquement suit la ligne de collecte de documents, et une course au guichet avec d'autres tâches est une course locale ou une journée sur place, plus les frais gouvernementaux au coût réel.

Ai-je besoin d'une apostille ?

Uniquement si l'organisme destinataire l'exige. Confirmez d'abord auprès de cet organisme le formulaire, la langue et la chaîne d'authentification requis : l'adhésion de la Chine à la Convention Apostille a pris effet en novembre 2023, mais le seul statut de traité ne prouve pas qu'un organisme donné accepte une forme particulière de document, et certains organismes utilisent toujours la légalisation consulaire.

Un représentant peut-il signer pour l'entreprise ?

Non. Un représentant ne peut pas agir en tant que représentant légal, signer en tant qu'entité, ou obtenir un dossier que l'autorité réserve à l'entreprise. Nous le disons par écrit avant que des frais soient facturés.

Sources

L'Administration d'État pour la régulation du marché gère le registre national des entreprises.

China Justice Observer explique comment vérifier un certificat d'enregistrement d'entreprise chinoise.

Chinese Check décrit les couches du registre et l'extrait d'archives.

Le régulateur du marché du Heilongjiang publie la fenêtre de dépôt du rapport annuel et les éléments de divulgation facultatifs.

La Cour populaire suprême gère le réseau de divulgation de l'exécution et China Judgments Online.

La Conférence de La Haye liste le statut de la Chine à la Convention Apostille.

Les tarifs des services proviennent de la page des tarifs publiée, et la journée standard de huit heures provient de la page des missions.